Interim Support für erfolgreiche UKG Pro WFM Projekte
UKG Pro WFM Implementierung | Externer Projektleiter für UKG Pro WFM
Nicht die Technologie ist das Problem – sondern die Übersetzung zwischen fachlichen Anforderungen, Machbarkeit und Business Value.
Ich sorge ich dafür, dass genau diese Lücke geschlossen wird.
Typische Herausforderung in UKG Pro WFM Projekten
In klassischen Implementierungsprojekten treffen mehrere Perspektiven aufeinander:
HR definiert Anforderungen aus fachlicher Sicht
Mitbestimmung & Betriebsrat setzen klare Grenzen
Business-Stakeholder wollen Budget- und Zeitrahmen einhalten
Implementierungspartner konzentrieren sich auf schnelle, standardisierte und sichere Umsetzung
Das Ergebnis ist häufig ein Spannungsfeld, in dem wichtige Fragen unbeantwortet bleiben:
Welche Anforderungen sind wirklich geschäftskritisch?
Welche Anforderungen sind „nice to have“, aber unnötig komplex?
Welche Prozesse lassen sich im Standard von UKG Pro WFM deutlich einfacher abbilden?
Wo entsteht echter Business Impact durch optimierte Prozesse?
Wie kann internes Know-how nachhaltig aufgebaut werden?
Was in vielen Projekten passiert:
Anforderungen werden „überkomplex“ formuliert
Systemmöglichkeiten werden nicht voll ausgeschöpft
Workarounds entstehen statt sauberer Designentscheidungen
Business Value bleibt unter den Erwartungen
interne Teams werden nicht ausreichend befähigt
Das führt langfristig zu einem System, das zwar erfolgreich implementiert ist – aber nicht optimal genutzt wird.
Meine Rolle bei UKG Pro WFM Implementierungen
Als Externer bringe ich eine unabhängige, neutrale Perspektive in das Projekt ein. Ich verbinde die drei zentralen Welten:
People
Strukturierung und Priorisierung echter Anforderungen
Übersetzung von HR-Bedarf in systemfähige Lösungen
frühzeitige Einbindung von Compliance- und Betriebsratsthemen
transparente Gestaltung von Entscheidungsoptionen
Process
klare Spezifikation ohne Überdesign
Vereinfachung komplexer Prozesse und Anforderungen
„Übersetzung“ fachlicher Anforderungen in technische Lösungen (UKG Workbook)
Erstellen von ausreichenden Testkatalogen
interner Wissensaufbau
Technology
Effiziente Nutzung der UKG Pro WFM Building Blocks
Fokus auf saubere, wartbare Systemarchitektur
Eigenständige Implementierung, Test und Inbetriebnahme von Lösungen und Konfigurationen
Business Impact Fokus
Durch verschiedene erfolgreiche Projekte bringe ich Erfahrungen aus anderen Unternehmen und Branchen in Projekte. Dies ermöglicht es im Projekt die Perspektiven zu erweitern und zusätzliche Mehrwerte zu prüfen und umzusetzen.
besseres Fehlzeitenmanagement
geringere Personalkosten
höhere Transparenz
optimierte Schicht- und Kapazitätsplanung
Warum ich als Externer entscheidend bin
Neutralität zwischen den Interessen
Projektbeteiligte verfolgen unterschiedliche Ziele:
HR möchte optimale Prozesse
Leitung möchte Kostenkontrolle
Implementierungspartner möchten klare Spezifikationen
Ohne neutrale Steuerung entstehen Zielkonflikte, die das Projekt verlangsamen oder verwässern.
Entlastung interner Ressourcen
Damit interne Ressourcen durch zusätzliche Projekte nicht überfordert werden:
Entlastung von internen HR- und IT-Teams
Reduzierung von Abstimmungsaufwand
Strukturierung komplexer Entscheidungsprozesse
Fokussierung auf Projekterfolg statt Tagesgeschäft
Ein erfolgreich implementiertes UKG Pro WFM System bedeutet nicht nur Go-Live.
Der eigentliche Erfolg entsteht danach:
nachhaltige Nutzung im Betrieb
kontinuierliche Optimierung von Workforce-Prozessen
Skalierbarkeit für neue Länder oder Geschäftsbereiche
internes Know-how statt externer Abhängigkeit
Ergebnisse
HRIT Transformation
(2600 MA, 2 Länder)
(Kronos Central -> UKG Pro WFM)
Migration nach akutem Ausfall des Altsystems
Go-Live innerhalb von 3 Wochen
Vertrauenserhaltende Krisenkommunikation für Stakeholder, Führungskräfte und Mitarbeitende
Kontinuierliche Verbesserungen während Hypercare-Phase
➔ Sicherstellung verlässlicher Zeiterfassung und Eingrenzung von Risiken
Einführung UKG Pro WFM
(100 MA, 1 Land)
Ablösung manueller Dokumentation und Berechnung
Reduzierung falsch vergüteter Zeiten auf nahezu Null
Reduzierung der Rückfragen zur Gehaltsabrechnung um 50%
➔ erfolgreiche Einführung mit Gestaltungsspielraum für Erweiterungen
HRIS Transformation
(600 MA, 2 Länder)
(SAP HCM -> UKG Pro WFM)
Migration zur Ablösung des Altsystems
Reduzierung unterschiedlicher Zeitmodelle um 75%
Ergänzung fehlender länderspezifischer Berechnungen
➔ Nach Einführung signifikant erhöhte Nutzerzufriedenheit
Aufbau eines neuer Standorte in neuen Ländern
Onboarding lokaler Dienstleister (Payroll, Legal, Medical, …)
Lokaler Organisationsaufbau
Etablierung lokaler Prozesse und Regelungen im Einklang mit Bestehenden
Einführung von Zeiterfassungslösungen
➔ Aufbau von funktionierenden Organisationen mit 200 bzw. 250 Mitarbeitenden innerhalb von jeweils 12 Monaten